Không chỉ giúp văn phòng gọn gàng hơn, việc sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học, ngăn nắp còn thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty, giúp tăng năng suất công việc. Cùng tìm hiểu cách sắp xếp hồ sơ văn phòng ngăn nắp nhất, dễ dàng khi tìm kiếm, qua bài viết sau của Nội thất An Tín nhé!
1. Tổng hợp danh sách các tài liệu cần lưu trữ theo từng mục
Bước đầu tiên trong cách sắp xếp hồ sơ văn phòng hiệu quả chính là lập danh mục các tài liệu cần lưu trữ. Nhờ vào danh mục này, doanh nghiệp có thể dễ dàng sắp xếp, quản lý và lưu trữ hoặc tiêu hủy hồ sơ. Cụ thể, đối với những tài liệu không cần lưu trữ, hết hạn về mọi phương diện, doanh nghiệp có thể tiêu hủy theo quy trình.
Một số lưu ý khi lập danh mục hồ sơ văn phòng như:
- Tạo danh mục hồ sơ trực tuyến trên máy tính để thuận tiện tìm kiếm, cập nhật. Trong đó, hãy phân chia hồ sơ thành các thư mục cụ thể. Chẳng hạn, danh mục hồ sơ là thư mục cấp 1, chủ đề hồ sơ là thư mục cấp 2…
- Khi lập danh mục hồ sơ, cần chi tiết hóa số lượng giấy tờ cần sắp xếp và cập nhật danh sách thường xuyên để có thể loại bỏ các tài liệu không cần lưu trữ
- Dán nhãn số thứ tự vào góc hồ sơ theo từng thư mục để dễ tra tìm
- Lưu hồ sơ trực tuyến vào đĩa CD-ROM hoặc CD-Read and Write.
2. Phân loại hồ sơ khi sắp xếp tủ
Sau khi đã phân loại danh mục hồ sơ cần sắp xếp, làm thế nào để bảo quản hồ sơ một cách ngăn nắp nhất? Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng tốt nhất là bảo quản trong các loại tủ văn phòng. Với thiết kế nhiều ngăn, phân chia rõ ràng, tủ hồ sơ văn phòng của Nội thất An Tín sẽ giúp bạn lưu trữ hồ sơ một cách khoa học, gọn gàng.
Một số cách phân loại hồ sơ văn phòng khi sắp xếp tủ như:
- Phân loại theo chủ đề, mục đích sử dụng: Có nhiều loại hồ sơ như hồ sơ kinh doanh (bản kế hoạch, báo cáo doanh thu, doanh số…), hồ sơ hành chính, văn phòng (tài liệu cuộc họp, hội nghị, chỉ thị của lãnh đạo…), tài liệu tài chính kế toán (kế hoạch tài chính, quyết toán kinh phí, kiểm kê tài sản…)
- Phân loại theo loại tài liệu: Có nhiều loại hồ sơ như thống kê, khảo sát, báo cáo, hợp đồng… Để dễ dàng phân biệt, thuận tiện tìm kiếm khi cần thiết, bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo loại. Bạn có thể dán nhãn nội dung chính của hồ sơ để phân biệt cụ thể hơn
- Phân loại theo cụm: Cụ thể, bạn nên chia nhỏ hồ sơ theo thứ tự thời gian như quý I, quý II, quý II, quý IV để dễ dàng quản lý.
3. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng theo từng mục
Sau khi phân loại hồ sơ, chúng ta có thể tiến hành sắp xếp hồ sơ theo danh mục để dễ dàng tìm kiếm hơn. Cách phân chia mục tùy thuộc vào đặc điểm, tính chất riêng của từng doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung, cách sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học, ngăn nắp nhất đều dựa trên các tiêu chí sau:
- Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo thời gian trong từng quý. Dán nhãn thời gian lên góc hồ sơ để dễ dàng nhận biết hơn
- Sắp xếp theo bảng chữ cái (A, B, C…): Việc sắp theo bảng chữ cái của các tệp hồ sơ, tài liệu sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Chẳng hạn, khi cần tìm hồ sơ thống kê, thư từ, tiếp thị… bạn chỉ cần tìm kiếm ở ngăn hồ sơ chữ T
- Sắp xếp theo tính chất: Có thể sắp xếp dựa trên tính chất quan trọng, tính chất hoàn thiện của hồ sơ đó. Chẳng hạn, hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết, hồ sơ đã giải quyết hay hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật…
4. Lựa chọn tủ hồ sơ với kích thước, kiểu dáng đúng nhu cầu
Hiện nay, có rất nhiều mẫu mã, kiểu dáng, chất liệu tủ hồ sơ văn phòng hỗ trợ công tác bảo quản, sắp xếp hồ sơ. Việc chọn tủ hồ sơ phù hợp đóng vai trò quan trọng trong cách sắp xếp hồ sơ văn phòng ngăn nắp, hiệu quả.
Khi chọn tủ hồ sơ văn phòng, bạn cần lưu ý đến các tiêu chí sau:
- Đối tượng sử dụng:
Bên cạnh tính tiện ích, tủ hồ sơ cho lãnh đạo còn phải đẹp, sang trọng, thể hiện quyền uy, vị thế của người đứng đầu. Còn đối với nhân viên, tủ hồ sơ cần ưu tiên tính tiện ích, đơn giản, dễ sử dụng và khả năng bảo quản tài liệu an toàn dài lâu.
- Nhu cầu sử dụng:
Với văn phòng có nhu cầu lưu trữ hồ sơ cơ bản, bạn có thể sử dụng các loại tủ văn phòng có kích thước nhỏ gọn. Còn các văn phòng có nhu cầu lưu trữ tài liệu lớn, cần lựa chọn các loại tủ lớn với thiết kế nhiều ngăn, phân chia khu vực rõ ràng và có biển hiệu cho từng ngăn để dễ dàng phân loại
Ngoài ra, đối với các tài liệu cần dùng thường xuyên, bạn có thể dùng tủ không cánh để tiện tìm kiếm, sử dụng. Còn đối với các loại tài liệu bảo quản lâu dài nhưng ít dùng, bạn nên dùng loại tủ có cánh để tránh bụi bám, ẩm mốc.
- Chất liệu:
2 loại tủ văn phòng phổ biến hiện nay là tủ gỗ và tủ sắt. Các loại tủ sắt phổ biến hơn vì có độ bền cao, giá thành phải chăng. Nhưng lại không đẹp, sang trọng và không có thiết kế đa dạng như các loại tủ gỗ.
- Không gian văn phòng:
Các văn phòng có diện tích rộng rãi có thể thoải mái lựa chọn nhiều loại tủ văn phòng. Tuy nhiên, đối với văn phòng có diện tích khiêm tốn, bạn có thể sử dụng các mẫu tủ hồ sơ treo tường, hoặc tủ cao đến trần nhà để tối ưu không gian .
Trên đây là 4 bước sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học, ngăn nắp nhất. Trong đó, việc chọn mua một chiếc tủ hồ sơ phù hợp là bước quan trọng nhất trong cách sắp xếp hồ sơ văn phòng nếu bạn muốn không gian văn phòng trở nên gọn gàng, chuyên nghiệp. Nếu bạn đang phân vân mua loại tủ hồ sơ nào, hãy liên hệ Nội thất An Tín để được tư vấn chi tiết nhé!
>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
- 66 Mẫu thiết kế nội thất văn phòng đẹp, hiện đại – chi tiết báo giá
- 15+ Gợi ý sắp xếp bàn làm việc trong văn phòng – tiêu chuẩn, tiện nghi
- 20+ Mẫu setup văn phòng nhỏ mà có võ
